浅谈复合型秘书

作者：代晓艳 小姐
安朋国际秘书

在21世纪，经济趋于全球化，秘书人才应该是高层次的组织管理型专业人才。现代社会的多样化和复杂性，社会主义市场经济的竞争性和骤变性，都促使秘书的角色职能由传统型向外向型、全能型转变。形势要求秘书既能文又能武；既会管理，又懂专业；既是信息员，又是公关人；既是谋士，又是参事；既是领导的工作助手，又是领导的生活助理，能扮演智囊和多重角色，全方位、全功能的为领导服务。这是在知识经济、知识领导影响下形成的，以高知识含量、创新性、个性化为特征的知识辅助的客观要求；是以秘书职业技能鉴定为先导，与国际秘书活动相接轨的我国秘书工作职业化发展趋势的客观要求。

复合型秘书要求具备以下五方面的能力：

一、 多元化才能。复合型秘书应懂得两国甚至三国以上的语言，具有一定的语言处理能力和计算机技能；

二、 组织能力。复合型秘书应当是一个组织者，他要为各种会议和活动作计划，并落实安排。同时，他还需要应付一大堆的工作日记、计划表、文件和电子档案；

三、 沟通能力。复合型秘书需同老板、同事以及客户打交道，他要善于协调组织内外的关系；

四、 获取新知识的能力。他必须通过继续深造来不断增长知识和提高技能，特别是在技术方面，他要跟上计算机应用的发展步伐；

五、 团队合作能力。复合型秘书要参加到许多实际项目中去，他需要收集信息、督促团队努力工作。其中，团队合作能力是关键部分。

有一知名秘书学专家说过：20世纪的最后20年，是中国社会的转型期，也是中国秘书的转型期。综合型素质秘书经理的培养，正是传统型秘书向复合型、创造型、协作型的转变过程，是一个高素质人才的再造、再生的过程，是从一般秘书到素质经理的培养和成长过程。这个概念的提出开辟了秘书学的新领域，是秘书观念的突破性进展。

在世界经济全球化和我国加入WTO的大环境下，我国将走向世界同国际经济接轨，参与国际竞争。作为领导助手的秘书人员，更应学习与借鉴国外秘书的先进工作经验，熟悉并遵守国际游戏规则。

首先，要掌握电子商务知识及其操作技巧，提高迅速反应能力。电子商务是以计算机网络为基础，通过电子方式进行商业交换和行政作业的全过程。在国外，电子商务被普遍使用，并以方便、快捷等优势为企业赢利。例如：1997年，加利福尼亚的网络组件生产商西斯科公司，利用互联网做成了2亿美元的交易，占其总销售额的40%，不仅如此，这家公司还借助数字化的销售渠道一年节省了4亿美元。在我国，也有60%的大型企业，30%的中小型企业已经开展或不同程度的使用电子化手段，开始电子商务的尝试。我们相信，无纸办公，无纸贸易将成为现实，每一个办公室中的秘书面临的都是与领导等同的网络信息资源。因而，熟练的掌握电子商务知识及其操作技巧，迅速抓住可利用信息，为领导出谋献策，辅助决策，都是复合型秘书必不可少的技能之一。

其次，拓宽知识领域，增强对外沟通能力。中国二滩水电站的秘书们，多毕业于文学院、外国语学院、水利学院、建筑学院，且大都具有双学历，他们在工作中，可以使用双语（中、英）或三语（中、英、意）和不同国籍的工程师们交流，省去翻译这一环节，提高了工作效率。在美国，高级秘书人员都具有“双学历”，而英国三分之一的秘书都获得了由英国伦敦工商会考试局主办的ICCEB秘书证书（它是国际认可的职业资格证书之一）。我国加入WTO，对外语交流能力的要求更高。因此，一定要学习涉外秘书工作知识，了解各国文化差异，学精英语，增强对外沟通能力。